Co je docházkový systém a proč ho firmy řeší?
Docházkový systém je softwarové řešení, které eviduje příchody, odchody, přesčasy, dovolené a nemocenskou zaměstnanců. Jeho hlavním cílem je nahradit papírové docházkové karty nebo tabulky v Excelu, které jsou zdlouhavé na vyhodnocování a náchylné k chybám. Moderní systémy umožňují nejen evidenci času, ale i propojení se mzdovou agendou, plánování směn a reporting pro vedení společnosti.
Pro firmy, které provozují zabezpečení objektů nebo montují bezpečnostní kamery, je docházka klíčová. Pracovníci se pohybují na různých místech, a proto je potřeba mít přehled o tom, kdo kdy kde pracoval. V tomto článku se podíváme na to, na co se zaměřit při výběru, a rozebereme si nejčastější typy řešení. Nebudeme vám zde dávat smyšlené hvězdičky, ale ukážeme si konkrétní parametry, které byste měli zvážit.
Jaké typy docházkových systémů existují?
Základní rozdělení docházkových systémů je na hardwarové terminály a softwarové aplikace, přičemž nejmodernější řešení kombinují obojí.
V praxi se setkáte s těmito variantami:
- Hardwarové docházkové terminály – fyzické zařízení umístěné ve firmě, které snímá otisky prstů, čipy nebo karty. Jsou vhodné pro firmy s pevnou pracovní dobou a stálými zaměstnanci na jednom místě.
- Softwarové řešení (mobilní aplikace) – zaměstnanec si zapíná docházku v mobilu, často s využitím GPS. Ideální pro firmy, kde lidé pracují v terénu, jako jsou právě montážníci kamer nebo technici.
- Webové docházkové systémy – přístup přes prohlížeč, kde si zaměstnanec odbaví příchod na počítači. Vhodné pro kancelářské profese.
- Kombinované systémy – propojení terminálu s mobilní aplikací. Zaměstnanec se může odbavit buď fyzicky, nebo vzdáleně, což je flexibilní a dnes nejžádanější varianta.
Při výběru je důležité si uvědomit, že neexistuje univerzální řešení. Pro malou kavárnu postačí jednoduchá aplikace, ale pro výrobní podnik se směnným provozem budete potřebovat robustní terminál s napojením na mzdy.
Na co se zaměřit při výběru docházkového systému?
Při výběru docházkového systému se zaměřte na tři klíčové oblasti: způsob evidence, reporting a integrace na mzdy.
Nejdůležitější parametry, které byste měli zvážit:
- Způsob identifikace zaměstnance – otisk prstu, bezkontaktní čip, PIN kód nebo mobilní aplikace. Každá metoda má své výhody. Otisk je nejpřesnější, ale někteří zaměstnanci ho odmítají. Čip je levný, ale lze ho předat kolegovi.
- Plánování směn – pokud máte třísměnný provoz, potřebujete systém, který umí vytvářet směny a hlídat jejich překrývání.
- Přesčasy a práce v noci – systém by měl automaticky počítat příplatky za noční směny, víkendy a svátky.
- Dovolená a nemocenská – ideální je, když si zaměstnanec může požádat o dovolenou přímo v systému a manažer mu ji schválí online.
- Export do účetního softwaru – ověřte si, zda systém umí exportovat data do Pohody, Money S3 nebo jiného programu, který používáte.
- Mobilní aplikace – pro terénní pracovníky je nezbytná. Zkontrolujte, zda aplikace umí offline režim a data se synchronizují až po připojení k internetu.
Nezapomeňte také na legislativu. Docházkový systém musí být v souladu s GDPR, což znamená, že data o zaměstnancích musí být šifrovaná a přístup k nim musí mít jen oprávněné osoby.
Hardwarové terminály vs. mobilní aplikace: co je lepší?
Pro firmy s pevnou provozovnou je lepší hardwarový terminál, pro mobilní týmy je nezbytná aplikace v chytrém telefonu.
Hardwarové terminály od značek jako jsou Satel nebo Ajax (které známe z oblasti zabezpečení) jsou spolehlivé a odolné. Fungují na principu čipu nebo otisku prstu a data se ukládají lokálně. Výhodou je, že zaměstnanec nemusí mít firemní telefon. Nevýhodou je pořizovací cena zařízení, která se pohybuje v řádu tisíců korun, a nutnost instalace.
Mobilní aplikace jsou flexibilnější. Zaměstnanec si odbaví příchod jedním kliknutím a systém zaznamená i GPS polohu. To je ideální pro techniky, kteří jezdí na montáže. Nevýhodou je, že zaměstnanec musí mít smartphone a aplikace může být vybitá baterie. Pro firmy, které se zabývají zabezpečením objektů a montují alarmy, je mobilní docházka často jedinou možnou volbou, protože technici se pohybují po celém kraji.
Kdy zvolit terminál a kdy aplikaci?
Pokud máte více než 20 zaměstnanců na jednom místě, vyplatí se terminál. Pokud máte lidi v terénu, zvolte aplikaci. Ideální je kombinace obojího, ale to už je vyšší investice.
Doporučujeme si před nákupem udělat analýzu potřeb. Spočítejte si, kolik času měsíčně strávíte vyplňováním docházky v Excelu. Pokud je to více než 5 hodin měsíčně, docházkový systém se vám vrátí do půl roku.
Jaké funkce by měl mít moderní docházkový systém?
Moderní docházkový systém by měl umět víc než jen evidovat příchody a odchody.
Mezi pokročilé funkce, které oceníte, patří:
- Automatické přepočítávání měsíčního fondu pracovní doby – systém sám spočítá, zda má zaměstnanec odpracováno dostatek hodin.
- Hlídání docházky v reálném čase – manažer vidí na dashboardu, kdo je přítomen a kdo má zpoždění.
- Schvalovací workflow – žádosti o dovolenou, přesčasy a home office procházejí schválením nadřízeného.
- Reporting a analytika – grafy a tabulky, které ukazují vytíženost týmu, nemocnost a fluktuaci.
- API pro napojení na další systémy – pokud používáte ERP nebo účetní systém, oceníte přímou integraci.
Pozor na systémy, které slibují „vše za pět minut“. Kvalitní implementace docházkového systému trvá 1–2 dny, včetně nastavení směn a proškolení zaměstnanců. Pokud vám někdo slibuje zprovoznění za hodinu, pravděpodobně se jedná o příliš jednoduchý nástroj, který nebude vyhovovat vašim potřebám.
Docházkový systém a návaznost na bezpečnostní prvky
Vzhledem k tomu, že se pohybujeme v oboru zabezpečení, musíme zmínit i propojení docházky s fyzickou bezpečností.
Mnoho firem kombinuje docházkový systém s přístupovým systémem. To znamená, že stejný čip, kterým se zaměstnanec odbaví v docházce, mu zároveň otevře dveře do kanceláře nebo skladu. Toto řešení je efektivní a snižuje náklady na pořízení dvou samostatných systémů. Značky jako Dahua nebo Hikvision nabízejí terminály, které umí obojí – evidenci docházky i řízení přístupu. Pokud tedy řešíte novou kancelář nebo provozovnu, doporučujeme se poradit s odborníky, kteří vám navrhnou komplexní řešení. My se tomu věnujeme v rámci kamerových systémů a přístupů, kde dokážeme docházku integrovat do bezpečnostního systému budovy.
Neznamená to ale, že by docházkový systém měl suplovat bezpečnostní kameru. Kamera slouží k dohledu, docházka k evidenci času. Jejich propojení je ale logické a v praxi se osvědčuje.
Jaké jsou časté chyby při zavádění docházkového systému?
Nejčastější chybou je podcenění školení zaměstnanců a špatně nastavená pravidla pro práci na dálku.
Mezi další časté chyby patří:
- Koupě nejlevnějšího systému – levné systémy často neumí spočítat přesčasy správně a mají omezenou podporu.
- Ignorování potřeb účetního oddělení – pokud účetní musí data ručně přepisovat, systém ztrácí smysl.
- Nedostatečné zabezpečení dat – docházka obsahuje osobní údaje, proto musí být data ukládána v souladu s GDPR.
- Žádný záložní plán – pokud vypadne internet, musí systém umožnit offline evidenci.
Doporučujeme si před nákupem vyžádat demo verzi a otestovat systém na reálných datech. Většina dodavatelů nabízí zkušební provoz zdarma na 14–30 dní. Využijte to a zapojte do testování i zaměstnance, kteří budou systém denně používat.
Jak vybrat dodavatele docházkového systému?
Vyberte si dodavatele, který nabízí lokální podporu a není to pouze eshop s cizím softwarem bez servisu.
Při výběru dodavatele si ověřte:
- Referenční projekty – zeptejte se na firmy podobné té vaší.
- Dostupnost podpory – ideální je, když vám poradí i s nastavením po telefonu.
- Možnost úprav na míru – každá firma má specifické potřeby, proto je dobré, aby šel systém konfigurovat.
- Cenu bez skrytých poplatků – pozor na paušály za uživatele, které se mohou vyšplhat do vysokých částek.
A pokud si nejste jistí, jaké řešení zvolit, neváhejte se obrátit na nás. Nejsme primárně prodejci docházkových systémů, ale v rámci komplexního zabezpečení firem se s touto problematikou setkáváme denně. Poradíme vám, jaké prvky z oblasti zabezpečení objektů a přístupových systémů zkombinovat, aby vám docházka šlapala spolehlivě. Kontaktovat nás můžete přes kontaktní formulář.
Závěr: Vyplatí se investice do docházkového systému?
Ano, investice do docházkového systému se vyplatí, pokud máte více než 5 zaměstnanců a řešíte přesčasy nebo směny.
Návratnost investice je obvykle do 12 měsíců díky úspoře času administrativy a eliminaci chyb ve mzdách. Nejdůležitější je ale vybrat systém, který odpovídá vašim procesům, a ne naopak. Začněte analýzou potřeb, otestujte demo a teprve poté kupujte. Vyhnete se tím zklamání a zbytečným nákladům.